Lássuk is: Megjött tehát az EPTK üzenet, hogy 30 nap van arra, hogy benyújtsuk az elszámolást, de hogy is kezdjünk neki? A lépéseket egy NKIFH-s egyszerűbb projekttel mutatjuk be, amiben bérköltséget és eszközöket számolunk el.
Az NKFIH-s elszámolások két részből állnak, egy pénzügyi beszámolóból és egy szakmai beszámolóból.
Az elszámolás előkészítéséhez összesítenünk kell, hogyan is áll a projekt. Ehhez érdemes egy check-listet használni a pályázat Felhívása és Útmutatója alapján, hogy milyen alátámasztó dokumentáció szükséges a bérekhez, illetve az eszközbeszerzésekhez. A check-listet már a pályázat indulásakor állítsuk össze, sokkal egyszerűbb dolgunk lesz az elszámoláskor. Ezután, ha eddig nem tettük meg, gyűjtsük össze, és rendszerezzük a rendelkezésünkre álló projekthez kapcsolódó alátámasztó dokumentumokat.
A dokumentációt érdemes jól összeállított mapparendszerbe tenni. Egyrészt ez megkönnyíti az elszámolások összeállítását, de jól jöhet akkor is, ha évekkel később elő kell keresni a dokumentumokat, például egy helyszíni ellenőrzés során.
Ha már megvan az összes számla és bérhez kapcsolódó dokumentum, akkor kezdjük el összeállítani a pénzügyi elszámolást, a sablondokumentum kitöltése nem nehéz, és találunk hozzá mintát is. Közben az esetleg hiányzó dokumentumokat is tudjuk pótolni (például ha nincsenek külön kigyűjtve a kifizetés bizonylatai a tételekhez).
A projekt megvalósítása során vezessünk táblázatot, hogy nyomon lehessen követni a költségeket, szintén megkönnyítve ezzel a pénzügyi elszámolás összeállítását. Tölthetjük akár folyamatában is az elszámolási dokumentumot, de arra figyelni kell, hogy ha valami esetleg visszamenőleg változott, akkor frissítenünk kell a táblát. Az elszámolás összeállítását érdemes időben elkezdeni, mivel a pénzügyi összesítőt a könyvvizsgálónak is jóvá kell hagynia, és ez több időt vehet igénybe, mert ha észrevétele van, vagy hibát talált, akkor azt javítanunk kell.
Az elszámolást az EPTK felületen szükséges benyújtani, ott a projektünket kiválasztva kell rögzíteni, ezt mindenképpen a pénzügyi elszámolás véglegesítése után tegyük meg, hogy a felületre rögzített összeg egyezzen az exceltábla összegeivel.
A szakmai beszámolóban a projekt előrehaladását kell bemutatni, hogy milyen eredmények születtek, milyen feladatok valósultak meg. Ennek kitöltését is minél előbb kezdjük el. A beszámolónak is van egy EPTK felületes verziója, ahova rögzítenünk kell, illetve itt tudjuk a teljes elszámolás alátámasztó dokumentációját csatolni. A dokumentációt szintén jól rendszerezve csatoljuk fel.
Még egyszer a teendők összefoglalva:
- chek-list készítés
- dokumentáció összegyűjtése, rendszerezése
- pénzügyi összesítő összeállítása
- szakmai beszámoló összeállítása
- elszámolás rögzítése az EPTK felületen
- alátámasztó dokumentumok csatolása
A legfontosabb tanács, hogy időben kezdjük el a beszámoló és az elszámolás összeállítását, hogy ne kelljen kapkodni és mindent legyen idő átnézni, hagyjunk időt a könyvvizsgálatra is.
Az első elszámolás benyújtása nehéznek tűnhet, de használjuk az elszámolási útmutatót, ha pedig elakadunk, merjünk segítséget kérni.
További információért, tanácsadásért töltse ki a kapcsolatfelvételi űrlapunkat.