Ezek a kérdések érthetőek. A vállalkozások rendszerint tartanak az ellenőrzéstől. Ugye jössz? Kérdezik a projektmenedzsert - egyébként igen, a helyszíni ellenőrzésen jelen vannak. A projekt elején kialakított dokumentációs rend, és a folyamatos adminisztráció mellett nincs félnivalója a cégnek (ha ezek nincsenek meg, akkor már van, ebben az esetben célszerű pályázati tanácsadóval egyeztetni). A zökkenőmentes helyszíni ellenőrzéshez bizony folyamatosan és rendszeresen kell foglalkozni az adminisztrációval. Azaz: az ellenőrzésre NEM az időpont előtti kettő hét során kell felkészülni! Ebben az időszakban már csak a projektmappa ellenőrzése és szükség szerinti kiegészítése történik.
Az ellenőrzés célja: adminisztrációs rend
Az ellenőrzés célja az alátámasztó dokumentumok megfelelősségének, szabályosságának ellenőrzése. Az elektronikus felületen szkennelt formában benyújtott dokumentumok eredeti verzióit ellenőrzik. Persze nem minden dokumentum esetén értelmezhető az eredeti verzió, például bankszámlakivonat esetén. Tapasztalataink szerint a pandémia és annak hatására megváltozott munkakörülmények (otthoni munkavégzés) elterjedése miatt egyre gyakoribb, hogy az ellenőrök elfogadják a dokumentumok elektronikus verzióit.
Mikor kerül sor a helyszíni ellenőrzésre?
Záró helyszíni ellenőrzés mellett a támogatási jogviszony alatt közbenső (megvalósítási időszak alatt) és fenntartási helyszíni ellenőrzésre kerülhet sor. A közbenső és a fenntartási ellenőrzés időbeliségét nem lehet előre jelezni. A záró ellenőrzését viszont igen, erre rendszerint a záró beszámoló benyújtása után, de még az esetleges hiánypótlási felszólítás kiküldése előtt kerül sor.
A helyszíni ellenőrzésről szóló értesítést az időpont előtt 2-3 héttel küldi meg az ellenőrző szerv a kedvezményezett cég részére elektronikus úton. Ezért nagyon fontos, hogy a pályázatkezelő felületen helyes elérhetőségek (e-mail cím, telefon) szerepeljenek. Az értesítőben szereplő dátumot még az értesítő kiküldése előtt telefonon egyezteti az ellenőrző szerv a cég kapcsolattartójával.
Az értesítő részletes információkat tartalmaz az előkészítendő dokumentációról. Sablonról lévén szó, javasolt a tanácsadóval egyeztetni a tartalmáról. A felsorolásból meg kell határozni, hogy mely dokumentumok relevánsak az adott projekt szempontjából.
Take it easy! Van lehetőség hiánypótlásra
Nincs ok aggodalomra akkor sem, amennyiben az ellenőrzés hiányosságot tár fel (pl. eredeti dokumentum nem áll rendelkezésre). Az ellenőrzés ugyanis lehetőséget biztosít hiánypótlásra, melynek teljesítésére 15 napos határidőt szoktak biztosítani. Az utóbbi időben sajnos előfordul az 5 napos határidő, azonban ez sem teljesíthetetlen.
Mindezek miatt, még egyszer: érdemes odafigyelni arra, hogy már az ellenőrzésre hiánytalan dokumentáció álljon össze.
Adminisztrációért felelős személy
A nagyobb dokumentációs teher a bérköltség elszámolást tartalmazó kutatás-fejlesztés típusú pályázatoknál jelentkezik.
A támogatást nyert cégek (néhány kivételtől eltekintve) nem szoktak alkalmazni a pályázat(aik) megvalósítását, adminisztrációját kézben tartó projektmenedzsert. Ezt azonban érdemes átgondolni a pályázó cégeknek. Főként azért, mert a kutatás-fejlesztés típusú pályázatoknál a Felhívás/Útmutató lehetőséget biztosít arra, hogy a projektmenedzser bérköltségére támogatást igényeljen a pályázó cég.
Az adminisztráció vezetése és ellenőrzése a legtöbb esetben olyan munkavállalóra hárul, aki a már meglévő feladatai mellé „ajándékba” kapja a nyertes pályázat dokumentálását. Ebben az esetben kevesebb idő és figyelem összpontosul az adminisztrációra, ami sok esetben figyelmetlenséghez/hibázáshoz/adminisztrációs lemaradáshoz vezethet.
Minden hónapban adminisztrálj!
Nincs időm! Nem érek rá! El vagyok havazva! Hangzik az indoklás mikor a dokumentálás, illetve annak ellenőrzése és rendszerezése lemaradásban van. A munkaidőd és leterheltséged optimalizálásával próbálj minden hónapban foglalkozni a pályázati dokumentációval.
A projektek jellemző megvalósítási ideje 2-3 év. Nagyon hamar jelentős lemaradást lehet összeszedni. Meg kell határozni a felelősségi köröket és kommunikációs csatornákat, ki és miért felelős, milyen határidővel.
A projektek elején a munkafolyamatok nehezen állnak fel, de 1-2 hónap után a pályázati adminisztráció már rutinná válik és beépül a hétköznapi feladatok közé. Az ügyfelek visszajelzései ezt alátámasztják.
További információért, tanácsadásért töltse ki a kapcsolatfelvételi űrlapunkat.