Előfordulhat továbbá az is, hogy a projekt előrehaladtával annak műszaki-szakmai tartalmán, a megvalósítási helyszínén, a költségvetésén vagy esetleg az ütemezésén szeretnénk módosítani. Ilyen esetekben is a Közreműködő Szervezet felé kell jeleznünk a módosítási igényünket, még pedig egy elektronikusan benyújtott módosítási kérelem keretében.
A módosítási igények típusai
A módosítási igényeknek alapvetően két típusa különböztethető meg:
- Változás bejelentés
- Szerződésmódosítás
Azt, hogy milyen módosítási igényt tekint a Közreműködő Szervezet szerződésmódosításnak, illetve mit változás bejelentésnek, általában saját belső szabályzata határozza meg.
Legfőbb esetek:
Változás bejelentés
- Alapadatok változása (pl. hivatalos képviselő, székhely)
- Kapcsolattartó/ projektvezető személyének változása
- Szállító módosítása
Szerződésmódosítás
- Műszaki- szakmai tartalom módosítása
- Költségátcsoportosítás
- Megvalósítási időszak módosítása, mérföldkő átütemezése
Egy jóváhagyott szerződésmódosítás - ahogy a megnevezés is tartalmazza - a Támogatási Szerződés/ Támogatói Okirat (TSZ/TO) módosításával jár, azaz új TSZ/TO kerül hatályba léptetésre, míg a korábbi verzió hatályát veszti.
Változás bejelentés jóváhagyása viszont nem jár új TSZ/TO hatályba léptetésével, csak az EPTK felületen kerülnek átvezetésre a megváltozott adatok, amelyről rendszerüzenetben kapunk értesítést.
De mégis hol és hogyan kell benyújtani egy módosítási igényt?
A Kedvezményezett és a Közreműködő Szervezet közötti kapcsolattartást szolgáló EPTK felületen.
Egy-egy módosítás benyújtása előtt törekedjünk arra, hogy minél átgondoltabb, illetve kidolgozottabb módosítási igények készüljenek el. A megvalósítás során módosítási szándékainkat minél alacsonyabb számú igénybejelentés keretében igyekezzünk megtenni, figyelembe véve egyrészt a Közreműködő Szervezet leterheltségét, másrészt azt, hogy a már benyújtott módosítási igény elbírálásáig további módosítási igény nem nyújtható be, valamint folyamatban lévő kifizetési igénylés sem bírálható el.
Módosítási igényünket minden esetben indokolni kell, és releváns dokumentumokkal alá kell támasztani. Utóbbiakat (pl. új hivatalos képviselő esetén aláírási címpéldány, szállító módosítása esetén a releváns árajánlat, stb.) szintén az EPTK felületen keresztül szükséges benyújtani.
Amennyiben például egy költségsoron a betervezettnél magasabb költségünk merül fel, és annak finanszírozása érdekében költségsorok közötti átcsoportosítást szeretnénk kérvényezni, akkor a megkötött szerződéssel, de legalább árajánlattal támasszuk alá az adott költségsor megnövekedett összegét. Amennyiben műszaki vagy szakmai tartalom vonatkozásában szeretnénk módosítást kezdeményezni, akkor azt érdemes szem előtt tartani, hogy végső soron a projekt célja változatlan maradjon. Műszaki-szakmai tartalom csökkentése pedig egyúttal a megítélt támogatás összegének arányos csökkentésével jár(hat).
A módosítási igények elbírálási ideje változó. Amennyiben hiánypótlás válik szükségessé, a Közreműködő Szervezet EPTK felületen keresztül értesíti a Kedvezményezettet a hiánypótlási teendőkről és határidőről, valamint az elbírálást követően annak eredményéről is.
További információért, tanácsadásért töltse ki a kapcsolatfelvételi űrlapunkat.