Nem csoda, hiszen pályázatok segítségével akár 50%-ot is megspórolhatunk az áhított eszköz árából. Viszont az elnyert összegért cserébe a beszerzésnek nagyon szigorú szabályai vannak, amitől a pályázók elrettenhetnek. Ebben a bejegyzésben megnézzük milyen általános szabályai vannak az eszközbeszerzéseknek, mire kell odafigyelni az adminisztráció során.
Adminisztráció, adminisztráció és adminisztráció
Az egyik legfontosabb tudnivaló, hogy pályázati elszámolásoknál szinte mindent adminisztrálni kell. Nem elég a saját megszokott munkafolyamatunkat végig vinni, mert az bizony nem lesz elégséges az ellenőrök előtt. Minden lépést gondos adminisztrációval kell dokumentálni, illetve a pályázat kiírójának szabályozó dokumentumai szerint. Tehát a beszerzési eljárás minden lépése dokumentált kell legyen, és az alátámasztó, igazoló dokumentumokat ellenőrizni fogják.
Az eszközbeszerzés menete
- Meg kell határozni azon cégek körét, amelyeket ajánlatadásra kíván megszólítani a kedvezményezett cég. Ezt követően első lépés mindig az ajánlatkérés. Ez egy egyszerű ajánlatkérő e-mail kiküldést jelenti, melyben látható a részleteket tartalmazó ajánlatkérő dokumentum. Az ajánlatkérő dokumentum mellé érdemes csatolni egy kivonatot az ajánlatok formai-tartalmi követelményeiről, hiszen a legtöbb konstrukció szigorú alaki és tartalmi elvárásokat fogalmaz meg. Mindig legalább 3 db érvényes árajánlatot kell beszerezni. Kizárólagossági nyilatkozattal kiváltható a 3 árajánlat és ez esetben elég lesz 1 db, de ekkor az árajánlatadónak kizárólagossági nyilatkozatot kell tennie, amiért büntetőjogi felelősség terheli. Alátámasztó dokumentum, amelyeket ellenőrizni fognak: ajánlatkérők, és azok kiküldését igazoló e-mailek.
- Második lépésben az árajánlatadók elküldik elektronikusan az aláírt árajánlatot. Az árajánlatokat érdemes ellenőrizni, hogy minden formai-tartalmi követelményt tartalmaznak. Amennyiben nem, akkor kérjük meg az árajánlatadót, hogy javítsa ki a hibákat. A Közreműködő Szervezetek minden elvárást ellenőrizni fognak, és ha csak egy darab tartalmi elem is hiányzik az ajánlatról, akkor hiánypótlást fognak kérni. Alátámasztó dokumentumok, amelyeket ellenőrizni fognak: árajánlatok, és azok megküldését igazoló e-mailek.
- Harmadik lépésben készíteni kell egy kiértékelési jegyzőkönyvet, amelyben összegezzük a beérkezett árajánlatokat tartalom, költségek és egyéb tulajdonságok alapján. Itt kerül kiválasztásra a nyertes árajánlat, és a választásunk metodikáját (az értékelési szempontokat) is be kell mutatni. Akkor lehet csak kiértékelni az árajánlatokat, ha mindegyik érvényes, vagyis ha az árajánlatokban megadott érvényességi időn belül vagyunk. Alátámasztó dokumentum, amelyeket ellenőrizni fognak: kiértékelési jegyzőkönyv.
- Ezután kiértesítjük az árajánlatadókat e-mailen keresztül. A nyertes és a vesztes cégeket is ki kell értesíteni a döntés eredményéről. Alátámasztó dokumentum, amelyeket ellenőrizni fognak: értesítések kiküldését igazoló e-mailek.
- A kiértesítés után ötödik lépésként a nyertes árajánlatadóval megkötjük a szerződést, és megrendeljük az eszközt. Fontos, hogy a szerződés tükrözze az árajánlatban leírtakat.
- A szerződés után jöhetnek a teljesítések és a számlák. A számlák értéke és kiadása tükrözze a szerződésben megadott teljesítési és fizetési ütemtervet. A számlákat záradékolni szükséges a pályázatban megadottak szerint, vagyis tollal rá kell vezetni, hogy a kedvezményezett a teljesítést igazolja, és rá kell írni a projekt kódszámot is. Ez az előírás felhívásonként változhat, ezért mindig olvassuk el figyelmesen a pályázati feltételeket. A számlák kiegyenlítéséről pedig bankkivonat szükséges, vagy banki igazolás.
- Ezután jönnek az átadás-átvételi, üzembe helyezési jegyzőkönyvek és a tárgyi eszköz karton. A pályázatban beszerzett eszközök esetében az összes dokumentumot elkülönítve kell kezelni. Az eszközt mindig a pályázatban megvalósított telephelyre kell aktiválni, ott is kell használni és tárolni is. Az átadás-átvételi megszerzésével már fizikailag a kedvezményezettnél van az eszköz, vagyis ekkor igényelhető rá támogatás.
- Utolsó lépésként pedig képeket kell csinálni az eszközről. Minimum 5 darabot, minden irányból, 1 db pedig készüljön közelről a gyári számról.
Amennyiben a fenti lépéseket pontosan betartjuk, nem lehet gondunk az eszközbeszerzés lebonyolításával.
További információért, tanácsadásért töltse ki a kapcsolatfelvételi űrlapunkat.