Mit jelent ez a vállalkozások számára? Hogyan érdemes felkészülni? Mutatjuk a legfontosabb tudnivalókat!
Miért fontos az ellenőrzés?
A helyszíni és távellenőrzések célja, hogy biztosítsák a támogatások szabályos és hatékony felhasználását. Az ellenőrök a projekt szakmai, pénzügyi és műszaki előrehaladását vizsgálják, és megbizonyosodnak arról, hogy a vállalt kötelezettségek teljesülnek.
Helyszíni ellenőrzés – Amit tudnod kell
- Értesítés: Az irányító hatóság előzetesen egyezteti az ellenőrzés időpontját, és legalább öt nappal előtte hivatalos értesítést küld. Ez alól kivételt képez, ha a váratlan ellenőrzés indokolt.
- Helyszíni jelenlét: Az ellenőrzést legalább két fő végzi és jegyzőkönyv készül róla, amelyet az érintett vállalkozás képviselője ír alá.
- Dokumentáció előkészítése: A támogatási szerződésben meghatározott helyszíneken történik az ellenőrzés. A vállalkozás vezetőinek vagy meghatalmazott képviselőinek jelen kell lenniük, és minden szükséges dokumentumot rendelkezésre kell bocsátaniuk.
- Fenntartási időszak ellenőrzése: Nemcsak a projekt megvalósítása alatt, hanem az azt követő fenntartási időszakban is ellenőrizhetik, hogy a vállalt kötelezettségek teljesülnek-e.
Fontos! A támogatással kapcsolatos dokumentumokat 2031. december 31-ig meg kell őrizni.
Távellenőrzés – Digitális alternatíva
A helyszíni ellenőrzések helyett vagy mellett távellenőrzés is lehetséges, ha ehhez a kedvezményezett hozzájárul és biztosítja a technikai feltételeket.
Főbb követelmények:
- Stabil internetkapcsolat (minimum 4G/LTE/5G)
- Webex alkalmazás használata
- Modern böngésző (Chrome, Firefox, Edge frissített verziója)
- Legalább 1024×768 képfelbontás
- Headset használata üzemi vagy külső helyszíneken
A távellenőrzések során a vállalkozásoknak hiteles kép- és videofelvételeket kell készíteniük, amelyeket az ellenőrök elfogadhatnak bizonyítékként.
Mi történik, ha a vállalkozás nem működik együtt?
Ha egy kedvezményezett akadályozza az ellenőrzést, megtagadja az együttműködést vagy nem biztosítja az ellenőrök számára a szükséges információkat, az szerződésszegésnek minősülhet. Ennek következménye lehet:
- A támogatási szerződés megszüntetése
- A támogatás visszavonása
Hogyan készülj fel az ellenőrzésre?
- Gondoskodj arról, hogy minden dokumentáció naprakész és elérhető legyen
- Biztosítsd a szükséges technikai feltételeket távellenőrzés esetén
- Egyeztesd az ellenőrzés időpontját és jelölj ki egy kapcsolattartót a vállalkozáson belül
- A fenntartási időszak alatt is folyamatosan nyomon kell követni a vállalt kötelezettségek teljesítését
Ne hagyd az utolsó pillanatra! Az ellenőrzések elmaradása vagy akadályozása komoly következményekkel járhat.
Összegzés
Az RRF-programban részt vevő vállalkozásoknak készen kell állniuk a helyszíni és távellenőrzésekre, hiszen ezek a támogatás feltételeihez kapcsolódóan bármikor megtörténhetnek. A felkészültség, az átlátható dokumentáció és a folyamatos együttműködés kulcsfontosságú a sikeres támogatási folyamat érdekében.
További információért, tanácsadásért töltse ki a kapcsolatfelvételi űrlapunkat.