Minden mozzanatában dokumentált
Az ajánlattételi eljárások minden lépését dokumentálni kell, a szabályos eljárást ugyanis a záró helyszíni ellenőrzésen vizsgálják.
Egyszerű, csak figyelni kell és dokumentálni. Az alábbiakat kéri az ellenőr:
- ajánlattételi felhívások
- az ajánlattételi felhívások kiküldését igazoló e-mailek
- minimum 3 db, műszaki és szakmai szempontból összehasonlítható árajánlat
- az árajánlatok megküldését igazoló e-mailek
- árajánlat értékelő / összesítő lap
- a nyertes és a vesztes árajánlatadó szervezetek kiértesítését igazoló e-mailek
Árajánlatok vs. piacfelmérés
A hazai és uniós forrásból finanszírozott konstrukciók irányító hatósága a közelmúltban változást eszközölt a piaci ár igazolása kapcsán. A 2021-2027-es programozási időszak első felhívásaiban jelent meg a piacfelmérés. A cél talán a könnyebb és alaposabb ellenőrizhetőség volt. A hazai forrás kapcsán az NKFIH még nem vette át az új szabályozást.
Korábban - és néhány konstrukciónál még most is - minimum 3 db árajánlat beszerzése volt az elvárás. Formai és tartalmi elvárások párosulnak az ajánlatokhoz, amelyeket szigorúan ellenőriz a Közreműködő Szervezet. Sablon használata megkönnyíti a hibátlan ajánlatok beszerzését. A felhívás arról is rendelkezik, hogy mely költségtételek esetén szükséges a piaci ár igazolása.
A piacfelmérést talán nehezebb elkészíteni, viszont könnyebb ellenőrizni. Több szempont alapján kell bizonyítani, hogy alaposan felmérésre került a piac. Az igazi különbséget, és tulajdonképpen a nehézséget az jelenti, hogy a piacfelmérés lépéseiről be kell számolni URL hivatkozásokkal, illetve kiadványok és szakmai folyóiratok megnevezésével kell igazolni a lépéseket. Részletesen indokolni kell miért az adott szállító került kiválasztásra.
Hasonló, közel azonos műszaki tartalom
Műszaki és szakmai tartalom kapcsán elvárás, hogy egymással összehasonlítható tárgyú árajánlatokat szükséges beszerezni. Ez problémát szokott okozni, és ebben az esetben gyakran jön a válasz: „Nem tudok teljesen ugyanilyen tárgyú árajánlatokat beszerezni.”
Szerencse, hogy a gyakorlati problémával a Közreműködő Szervezetek tisztában vannak. Elfogadják, ha pontosan ugyanarra a műszaki tartalomra nem, de közel azonos, hasonló műszaki tartalomra tud csak ellenajánlatokat kérni a pályázó.
Gyakorlati tapasztalat szerint a kizárólagos gyártói/forgalmazói nyilatkozatokat nem kezelik egységesen a Közreműködő Szervezetek, előfordul, hogy problémát okoz az elfogadtatásuk.
Tájékozódj, mérd fel a piacot minden esetben
A piaci ár igazolásához szükséges árajánlatok beszerzése, illetve a piacfelmérés elvégzése nem választás és kedv kérdése, hanem kötelező.
Amennyiben a piaci ár igazolása nem megfelelő, vagy nem megfelelően került dokumentálásra az eljárás, akkor könnyen kockáztatnak a cégek egy szabálytalansági eljárást. Ezt nem érdemes kockáztatni, főként azért nem, mert így nem biztos, hogy csak az adott projekt megvalósítása és szabályos zárása kerül veszélybe, de akár több évre ki is zárhatják az érintett céget a pályázati rendszerből.
További információért, tanácsadásért töltse ki a kapcsolatfelvételi űrlapunkat.