Jól ismert költségvetési tétel
A pályázati felhívásokban szereplő elszámolható költségelemek közül talán ez az egyedüli olyan költségvetési tétel, ami mindenhol ugyanazt jelenti és jellemzően mindenki ugyanarra gondol. A projektek előkészítése során, vagyis a pályázat írásakor az anyagköltségek esetén nem szükséges alátámasztanunk ajánlatokkal a tételeket, olyannyira nem, hogy az esetek döntő többségében az összes anyagköltség egy tételként kerül rögzítésre a pályázati felületen. Tehát a pályázatíráskor elegendő egyfajta költségbecslést készíteni a várható anyagköltség szükségletről, persze az árak meghatározásához szükséges tájékozódni a piacon. Ebben az esetben is ahhoz, hogy elszámolhassuk a megvalósítás alatt, mint költség, rendelkezésre kell állnia a megrendelést igazoló nyertes ajánlatnak, a megrendelésnek (megrendelés visszaigazolással együtt), a számlának, a szállítólevélnek, valamint a kiegyenlítést igazoló bankkivonatnak.
Anyagköltség lehet az alábbiak mindegyike:
- az előzetes tesztekhez szükséges anyagok, segédanyagok, hatóanyagok,
- a prototípusokba beépítésre kerülő anyagok (fém, műanyag, elektronika, csavar),
- a teszteléshez szükséges anyagok (üzemanyag, indikátorok, vegyszerek stb.),
- a tesztek során megsemmisülő anyagok.
Azonban bizonyos esetekben nem árt körültekintőnek lenni, mert ha nem figyelünk könnyen az ellenőrök célpontjába kerülhetünk. Nem kell megijedni, csak fontos megjegyezni, hogy a magasabb összegű tételek esetén célszerű ajánlatokat beszerezni, piacfelmérést készíteni. Természetesen mindenkinek mást jelent a „magasabb összegű tétel”, de több milliós anyagok beszerzése esetén érdemes erre figyelni.
Vezessünk excelt!
Mindezeken túl, az elszámolások benyújtásakor nem csak magunknak, de a pályázati ellenőröknek is kedvezhetünk, ha a projekt közben felhasznált anyagokat excel formában vezetjük. Ezáltal saját maguknak is könnyebb nyilvántartani az anyagok mozgását/felhasználását, ráadásul a helyszíni ellenőrzések során egy könnyen átlátható és értelmezhető táblázatot tudunk felmutatni, amelynek köszönhetően nagyobb eséllyel kerülhetjük el a kellemetlen kérdéseket. Az anyagfelhasználást nyomon követő excelben meg kell jeleníteni a költségszámlák teljes tartalmát (szállító, számlaszám, dátumok, a számlán szereplő tételek mennyiségben és összegben) majd azt, hogy a számla teljes tartalmából mely anyag milyen mennyiségben, és értékben került felhasználásra a projekt terhére.
Vessünk egy pillantást a beszerzési szabályzatra!
Végezetül, a fentiek alkalmazása mellett célszerű megvizsgálni cégünk beszerzési szabályzatát is, hogy elkerüljük az esetleges anomáliákat, mert könnyen előfordulhat, hogy a szabályzatunk előírja, hogy minimum két ajánlat szükséges a beszerzés jóváhagyásához, és ezzel szemben a pályázatunkhoz nem kértünk be ajánlatot. Amennyiben egy cég minősített beszállítókkal dolgozik, akkor a minősített beszállítók listájának bemutatása és a minősítési folyamat hivatalos dokumentumainak bemutatása magyarázhatja az ajánlatok meglétének hiányát.
Ha a fentebb leírtakat követjük, akkor legyen szó egy sima fejlesztésről vagy egy magas költségvetésű kutatás-fejlesztési projektről, az anyagköltségek elszámolásával nem lesz különösebb problémánk, sőt, inkább csak könnyítünk az adminisztrációs teendőinken.
További információért, tanácsadásért töltse ki a kapcsolatfelvételi űrlapunkat.