Hogyan célszerű tölteni a jelenléti ívet? Mik a kötelező tartalmi elemei? Elég, ha bemutatom a munkaidő-nyilvántartásunkat, vagy a bérjegyzéket? – ezekre a kérdésekre adunk választ ebben a bejegyzésben.
Kezdjük azzal, hogy a munkaidő nyilvántartás, a bérjegyzék/bérkarton és a projekt jelenléti ív nem egy és ugyanaz a kimutatás. Általánosságban megfogalmazva a munkaidő nyilvántartás a munkaidőt és a jelenlétet rögzíti: ki mikor dolgozott, mikor volt szabadságon, mikor volt beteg, táppénzen vagy home-office-ban. Ez alapján készítik el a bérszámfejtést, vagyis a bérjegyzéket.
A projekt jelenléti ív a munkaidő nyilvántartásban megjelenített adatokon kívül a projekten eltöltött munkaórát is rögzíti, vagyis több információt látunk rajta, mint a munkaidő-nyilvántartáson.
A három kimutatás azonban szorosan kapcsolódik egymáshoz, ezért egyezniük kell! Amennyiben eltérés van köztük, akkor azt tisztázni, korrigálni kell, különben nem lesz jó a projekt jelenléti ív sem. A helyszíni ellenőrzés során az ellenőrök kiemelten figyelik a dokumentumok egyezőségét.
Hogyan nézzen ki a projekt jelenléti ív?
A projekt jelenléti ív kötelező tartalmi elemei:
- projekt azonosító száma
- munkavállaló neve
- munkáltató neve
- megvalósítás/munkavégzés helyszíne
- elszámolási időszak
- adott hónap részletezése napi bontásban (hivatalos munkaidő naptár szerint kitöltve) – pl. hrportal.hu munkaidőnaptára alapján
- projektre fordított munkaidő napi bontásban
- aláírások (munkavállaló, projektvezető)
Hasznos tanácsok a kitöltéshez
- Célszerű az elvégzett szakmai feladatokat is a jelenléti ívben rögzíteni, így később már nem kell személyenként külön szakmai jelentést készíteni az elvégzett feladatokról. A helyszíni ellenőrzések tapasztalatai alapján javasolt az elvégzett szakmai feladatok napi szintű rögzítése.
- A munkaidő oszlopban figyeljünk arra, hogy az adott munkavállaló 4, 6 vagy 8 órában dolgozik.
- A céges munkaidő nyilvántartással és a bérjegyzékkel összhangban vezetendő a ”Munkaidő” oszlop. Ennél az oszlopnál kell különösen figyelni a három dokumentum egyezésére!
- A projektre fordított időt kell rögzíteni a „Projektre fordított munkaidő” elnevezésű oszlopban.
- A projekt jelenléti ívnek minimum tartalmaznia kell az összes ledolgozott munkaidőt az adott hónapban; az adott hónap összes ledolgozandó munkaidejét (ezt a hivatalos munkaidő naptárban látjuk); a munkavállaló összesen mennyi munkaidőt fordított a projektre; és a projektre fordított idő százalékos arányát (projektre fordított munkaidő összesen/a ledolgozott munkaidő összesen).
- A HR portálon szereplő jelmagyarázatokat érdemes használni a jelenléti ívben is, annak érdekében, hogy áttekinthető legyen a kimutatásunk.
- A projekt jelenléti ívet a munkavállalónak és a projekt vezetőjének kell aláírnia, és ne felejtsük le róla a keltezést sem!
Ha a projektünk megvalósítása során bizonytalanok vagyunk a jogszabályokkal vagy a pályázati követelményekkel kapcsolatban, akkor javaslom, hogy kérjünk szakértői segítséget!
További információért, tanácsadásért töltse ki a kapcsolatfelvételi űrlapunkat.