A kedvezményezettek projektjeik zárásával kapcsolatos feladatai és kötelezettségei a vonatkozó jogszabályokban és a támogatási szerződésben/támogatói okiratban rögzítettek.
Mikor tekinthető egy projekt lezártnak?
Egy projekt lezárását több oldalról is meg lehet vizsgálni. A pályázatok esetében beszélhetünk a projekt fizikai- és pénzügyi befejezéséről, valamint az irányító hatóság általi befejezésről is.
Melyek az alapvető különbségek?
Projekt fizikai befejezése:
A projekt fizikai befejezése, amikor a projekt keretében támogatott tevékenységeket a felhívásban és a támogatási szerződésben meghatározottak szerint elvégezték.
Projekt pénzügyi befejezése:
A projektet pénzügyi szempontból akkor tekintjük befejezettnek, ha a projekt fizikai befejezése már megtörtént, valamint a projektmegvalósítás során keletkezett elszámoló bizonylatok - szállítói kifizetés esetén az előírt önrész szállítók részére történő - kiegyenlítése is megtörtént. A projekt pénzügyi befejezésének dátuma a projekt megvalósítási ideje alatt felmerült, a kedvezményezett által megfelelően elszámolt költségek közül a legkésőbbi kiegyenlítésének dátuma.
Projektmegvalósítás irányító hatóság általi befejezése:
A projekt megvalósítása akkor tekinthető befejezettnek, ha a projekt keretében támogatott tevékenységek végrehajtását igazoló záró beszámoló és záró kifizetési igénylés jóváhagyása, valamint a támogatás kifizetése az irányító hatóság által megtörtént.
Mikori teljesítési dátumú számlákat lehet elszámolni?
Magyarország azokat a költségeket számolhatja el az Európai Unió felé, amelyeket a kedvezményezettek – vagy szállítói finanszírozás esetén az irányító hatóság - 2023. december 31-ig kifizettek. Tehát a kedvezményezett számláján a banki terhelésnek 2023. december 31-ig meg kell jelennie, a szállító számlájára azonban nem kell megérkeznie az utalásnak 2023. december 31-ig. Azok a bérek és járulékok, amelyek 2023. decemberében merülnek fel, és kifizetésükre 2024-ben kerül sor, már nem elszámolhatóak. Azok az éves, negyedéves, havi áfa fizetési kötelezettségek, amelyek 2023-ban merülnek fel, de kifizetésükre 2024-ben kerül sor, már nem elszámolhatóak.
Meddig kell benyújtani a záró elszámolásokat?
Amennyiben a támogatási szerződés vagy a támogatói okirat nem határoz meg korábbi dátumot, a záró kifizetési igénylést az alábbi táblázat szerint kell benyújtani:
| Kedvezményezetti csoport | Benyújtandó dokumentum | Határidő |
| Kizárólag szállítói finanszírozást alkalmazók | Záró kifizetési igénylés | 2023. okt. 31. |
|
Minden kedvezményezett, kivéve - a 100%-ban állami tulajdonban lévő közszféra szervezet kedvezményezettek - éves áfa bevalló kedvezményezettek |
Záró kifizetési igénylés | 2024. jan. 15. |
| 100%-ban állami tulajdonban lévő közszféra szervezet kedvezményezett | Kifizetendő támogatással rendelkező bizonylatot/bizonylatokat tartalmazó záró kifizetési igénylés | 2024. jan. 31. |
| Éves áfa bevalló kedvezményezettek | Záró kifizetési igénylés | 2024. febr. 28. |
Előleggel való elszámolás
Legkésőbb a záró kifizetési igénylés benyújtásakor szükséges benyújtani az összes olyan bizonylatot, amivel a korábban folyósított előlegek teljes mértékben elszámolásra kerülnek. Ha a folyósított előleg elszámolása nem történik meg maradéktalanul, az elszámolatlan előleget vissza kell fizetni az irányító hatóság számlájára.
Ellenőrzéstűrési kötelezettség
A projekttel kapcsolatban az irányító hatóság helyszíni ellenőrzés lefolytatását írhatja elő. Ennek alkalmával a hatóság munkatársai személyesen keresik fel a pályázót, és a pályázatban elszámolt tételek dokumentációját vizsgálják meg. A helyszíni ellenőrzést mindig előzetes egyeztetés előzi meg, melynek során a pályázó megkapja az érintett iratok listáját, valamint sor kerül az időpont véglegesítésére is. A kapcsolatfelvételtől számítva jellemzően 1-2 héten belül szokott sor kerülni az ellenőrzésre.
Dokumentumok megőrzése és rendelkezésre állásának biztosítása
A pályázónak a projekttel kapcsolatos teljes dokumentációt legalább 2027. dec. 31-ig meg kell őriznie, és a hivatal esetleges kérésére rendelkezésre kell bocsátania.
További információért, tanácsadásért töltse ki a kapcsolatfelvételi űrlapunkat.