Bérelszámolások a pályázati rendszerben
A bérekkel (személyi jellegű ráfordításokkal) való elszámolást általában mérföldkövekhez, vagyis a pályázati életút előre megadott szakaszaihoz kötik. A megadott időkeretben kell elszámolni azokat a munkavállókat, akiket a projekten foglalkoztatunk.
Egy ilyen mérföldkőhöz kötött elszámolásnál kell azokat a dokumentumokat feltölteni a pályázati rendszerbe (EPTK), amelyek igazolják a projekt megvalósítására fordított időket és költségeket. Ezek a dokumentumok viszont pályázatról pályázatra különböznek, így érdemes először magát a pályázati kiírást átnézni és felvenni a pályázat kezelőjével a kapcsolatot.
A pályázatok többségében kutató-fejlesztők, technikusok és segédszemélyzetek bére számolható el. A kutató-fejlesztők, akik a pályázat lényegi fejlesztésével foglalkoznak, a technikusok és segédszemélyzet pedig a kiegészítő feladatokkal. Az elszámolható bér mértéke kiírásonként változik, de a kutató-fejlesztőkre lehet a legtöbbet elszámolni (1.600.000 Ft – 2.000.000 Ft), a technikusokra és segédszemélyzetekre kevesebbet (600.000 Ft – 800.000 Ft).
A leggyakrabban bérelszámolás K+F témájú pályázatokban fordul elő, a projektek jelentős bérköltség szükséglete miatt, de vannak itt is kivételek.
Formai követelmények
A formai követelmények különbözőek lehetnek, tehát az egyik legfontosabb lépés, hogy egyeztessünk a pályázat kiírójával. A kontaktok a pályázati felhívásban megtalálhatóak, vagy akár a kiíró szervezet honlapján meg lehet keresni a pályázati pénzügyi elszámolások útmutatóit, ahol részletesen leírják milyen dokumentumokkal szükséges igazolni a bérköltség felmerülését.
Általánosságban elmondható, hogy mindegyik kiíró szervezet egy saját sablonnal dolgozik és elvárja, hogy abban végezzük a bérelszámolás adatainak feltöltését. Az elkészült dokumentumokat, a pénzügyi összesítőt minden esetben a pályázati felületen megadott hivatalos képviselő cégszerű aláírásával kell ellátni és feltölteni.
Tartalmi követelmények
Tartalmi követelményeket tekintve már könnyebb dolga van a kedvezményezettnek, hiszen mindegyik pályázat hasonló adatokat kér és hasonló metodikát alkalmaz. Természetesen itt is figyeljünk a pályázati kiírások közötti különbségekre. A pénzügyi összesítők, beszámolók összeállítását kitöltési útmutatókkal segítik a Közreműködő Szervezetek.
A pályázónak meg kell adnia a projekten dolgozó munkavállalók nevét, beosztását, munkaszerződése jellegét (állandó vagy megbízásos), az összességében ledolgozott munkaidejét, ezen belül a projekten dolgozott munkaidejét, a munkaidejéhez arányosított pályázatban elszámolni kívánt munkabért és járulékokat, illetve ezeknek a kifizetéseknek a dátumait. Fontos, hogy ezeket az adatokat havi lebontásban kell megadni, a miként és hogyant pedig a formai követelmények dokumentumai határozzák meg.
A pályázati bérelszámolás elsőnek igen ijesztőnek tűnhet, de a folyamatos kapcsolattartás a pályázat kiírójával, a hivatalos dokumentumok pontos átnézése után egyértelmű képet kaphatunk a pontos eljárással kapcsolatban. Érdemes már a pályázat kezdetétől, havonta saját kimutatást, segédtáblát készíteni az elszámolni kívánt bérköltségekről.
További információért, tanácsadásért töltse ki a kapcsolatfelvételi űrlapunkat.