Kizárólag a projekt céljainak megvalósításával összefüggésben nyújtott pénzbeli vagy természetbeni juttatások számolhatók el. A helyszíni ellenőrzések alkalmával az alábbi – személyi jellegű ráfordításokkal kapcsolatos – alátámasztó dokumentumokat kérik az ellenőrök:
Munkaszerződés és annak módosításai: Az eredeti, mindkét fél által aláírt dokumentumokat kell megmutatni. Figyeljünk arra, hogy a munkaszerződés módosításait is készítsük elő a helyszíni ellenőrzésre! Az elszámolt időszakban hatályos munkaszerződésben szereplő munkabér összegének és a bérjegyzéknek egyezniük kell.
Munkaköri leírás kiegészítés/módosítás: Kötelező tartalmi eleme a projektre fordított %-os munkaidő arány; a projektben betöltött pozíció (az adott munkavállaló végzettsége és a szakmai feladatok nehézségi szintje alapján); a projektben elvégzendő feladatok megnevezése; megvalósítás helyszíne; projekt azonosító száma; projektbe lépés dátuma (ne legyen hétvége vagy munkaszüneti nap).
Tapasztalatok alapján a leggyakoribb probléma, hogy az elvégzendő feladatokat nem fejtik ki elég részletesen. Javasoljuk, hogy minimum 5-10 feladat szerepeljen minden munkavállalónál. Arra is érdemes figyelni, hogy a feladatok összhangban legyenek az adott projektben vállalt tevékenységekkel és a munkavállaló projektben betöltött pozíciójával.
Bérjegyzék: A kifizetett munkabér elszámolását tartalmazó dokumentum, amely alapján ellenőrizhető az elszámolás helyessége. A bérjegyzék tartalmazza az azonosító adatokat (munkáltató, munkavállaló, név, adószám); az időre vonatkozó adatokat (ledolgozott munkaidő, fizetett távollét, fizetetlen távollét, egyéb idő); kifizetéseket és levonásokat; egyéb tájékoztató adatokat (besorolási bér, munkáltatói terhek); szabadságra vonatkozó tájékoztatást; magánszemély bevételének teljes összegét és jogcímét; az adó előleg, adó, a járulék, valamint a kifizetőt és a munkáltatót terhelő társadalombiztosítási járulék alapjául szolgáló összeget; a kifizetőt, munkáltatót terhelő társadalombiztosítási járulék, valamint a levont adóelőleg, adó, járulékösszeget; az előző időszakban teljesített kifizetést terhelő, és a megfizetett adó- és járulékkötelezettségek jogcímenkénti összegét.
Munkaidő nyilvántartás: Más néven céges jelenléti ív nagyon fontos a munkaügyi dokumentumok között, a jelenléteket rögzíti, vagyis az érkezés és a távozás időpontját. Ez a bérszámfejtés alapja. A projekt elszámolása során ellenőrzésre kerül az, hogy a munkaidő nyilvántartásban, a bérjegyzékben és a projekt jelenléti ívben szereplő jelenléti adatok összhangban vannak-e.
Projekt jelenléti ív: Kitöltése során javasolt a hivatalos munkaidő naptárt segítségként használni: https://www.hrportal.hu/munkaido-2023.html
A projekt jelenléti ívet munkavállalónkként, havonta, a bérjegyzékkel és a munkaidő nyilvántartással összhangban kell vezetni. Tapasztalataink alapján, ha nem egyeznek az óraszámok a bérjegyzék, a munkaidő nyilvántartás és a projekt jelenléti ív között, akkor biztos, hogy korrekciót kérnek az ellenőrzés alkalmával.
Kifizetés bizonylata: Az elszámolt bérelemek kifizetését igazoló dokumentum (bankszámlakivonat, banki igazolás, "Revolut for Business" Revolut vállalkozói számla esetén pdf formátumú kivonat vagy kiadási pénztárbizonylat; egyszeres könyvvitelre kötelezettek esetén bankszámlakivonat, pénztárjelentés vagy főkönyvi napló; költségvetési intézményeknél bérköltség esetén a Kincstár igazolása; az állammal vagy önkormányzattal szemben adó vagy járulékok közötti átvezetés)
Végzettség: A projektben betöltött pozíció alátámasztására szolgál. Fontos, hogy a munkaköri leírás kiegészítésben feltüntetett pozíció a munkavállaló képzettségének és a projekt szakmai feladataival összhangban legyen. A helyszíni ellenőrzésre készítsük elő a munkavállalók végzettségét igazoló bizonyítványokat/okleveleket. Elegendő egy jó minőségű másolat, amin látszódnak az alapvető információk. Gyakori hiba, hogy a bizonyítvány/oklevél dátuma nem a projektbe lépés előtti.
Teljesítés igazolás: Célfeladatnál, megbízási szerződés esetén teljesítés igazolás vagy célfeladat teljesülésének igazolására van szükség.
2021-2027 Széchenyi Terv Plusz konstrukció személyi jellegű költségek alátámasztó dokumentumainak speciális szabályai a fenti felsoroláson túl:
- Munkaidő-kimutatás akkor kell, ha a munkabér nem 100%-ban kerül elszámolásra a projekt terhére. Amennyiben a munkabér 100%-ban a projekt terhére kerül elszámolásra, akkor nyilatkozatot kell tenni erről.
- Lakcím igazolása: Egyes felhívások (pl. GINOP PLUSZ-2.1.1-21) külön kérhetik a projektben foglalkoztatottak tényleges a projekthelyszínen történő foglalkoztatásának igazolására szolgáló dokumentumokat. „Projektben foglalkoztatottak (távmunkában foglalkoztatottak kivételével) a projekttel azonos, vagy a szomszédos megyében lévő állandó/ideiglenes lakcímének igazolása; vagy a projektben foglalkoztatott munkavállalók a megvalósítás helyszínéhez képest napi munkába járással elérhető, vagyis 100 km-t meg nem haladó távolságban lévő állandó/ideiglenes lakcímének igazolása.” – (Vállalati kutatási, fejlesztési és innovációs tevékenységek ösztönzése; GINOP PLUSZ-2.1.1-21 felhívás 6.2/e.)